GUIDELINES, RULES, AND REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION IN 2024 EATS

NORMAS, REGLAS Y REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN EATS 2024 

All vendors must observe the rules and regulations of Civic Center EATS listed below.

Todos los vendedores deben observar las normas y regulaciones de Civic Center EATS que se detallan a continuación.

The person filling out the application is crucial in ensuring that all staff members are well-informed and follow these rules and procedures. We understand last-minute changes in staffing will happen, but please note that the truck owner will remain accountable for any rules violations by staff. The Civic Center Conservancy reserves the right to prohibit anyone from selling at EATS.

La persona que completa la solicitud es crucial para garantizar que todos los miembros del personal estén bien informados y sigan estas normas y procedimientos. Entendemos que pueden ocurrir cambios de último minuto en el personal, pero tenga en cuenta que el dueño del camión será responsable de cualquier violación de las normas por parte del personal. La Civic Center Conservancy se reserva el derecho de prohibir que alguien venda en EATS.

• Refund Policy:  There are no refunds for missed shifts or days canceled due to weather or other reasons outside the control of the event organizer. // Política de reembolso: No se realizarán reembolsos por turnos perdidos o días cancelados debido al clima u otras razones fuera del control del organizador del evento.
• Attendance: If you cannot attend, contact Event Manager by 9:00 AM two days prior to your event date at the latest. Please be considerate of your fellow vendors and event organizers – empty spaces hurt the flow and look of the event. Please note you will not receive a refund on your daily fee if you miss a day. Failure to inform the EATS team of your absence more than two times can result in forfeiture of the rest of your season. // Asistencia: Si no puede asistir, comuníquese con el Gerente del Evento antes de las 9:00 a. m. dos días antes de la fecha de su evento como máximo. Sea considerado con sus compañeros vendedores y organizadores del evento: los espacios vacíos afectan el flujo y la apariencia del evento. Tenga en cuenta que no se le reembolsará la tarifa diaria si falta a un día. No informar al equipo EATS de su ausencia más de dos veces puede resultar en la pérdida del resto de su temporada.
• Event Day Arrival/Departure Procedures:  // Procedimientos de Llegada/Salida del Día del Evento

• • Load In: Vendors will be given an arrival window of 9:00-10:00AM and must be ready to vend by 10:30AM. The Event Manager will check vendors and assign space; staggered load-in times may be required.  Please advise the Event Manager of any special parking requirements; no vehicles (except participating food trucks) will be allowed on the promenade after 10:30 am, and all non-vending vehicles must be off the promenade by 10:30 a.m. to allow EATS set up to be completed. Please go to our visit page in order to find nearby parking. // Carga de entrada: A los vendedores se les asignará una ventana de llegada de 9:00 a 10:00 AM y deben estar listos para vender a las 10:30 AM. El Gerente del Evento verificará a los vendedores y asignará espacios; puede ser necesario establecer horarios escalonados de carga. Por favor, informe al Gerente del Evento de cualquier requisito especial de estacionamiento; no se permitirán vehículos (excepto camiones de alimentos participantes) en el paseo después de las 10:30 am, y todos los vehículos que no participan en la venta deben abandonar el paseo antes de las 10:30 a.m. para permitir que se complete la instalación de EATS. Por favor, consulte nuestra página de visita para encontrar estacionamiento cercano. 
  • Load Out: Sales must end at 2 p.m. Non-vending vehicles are allowed back on the promenade after 2:30 p.m. or when the Event Manager gives the ok that the Promenade is clear of most patrons.  The Event Manager will inform vehicles when it is safe to enter the promenade. Respect patrons finishing their lunch and do not expect to leave the site before 2:30 pm. This applies to all vendors for every week. Do not plan to leave the site before 2:30 pm. Vendors that leave without Event Manager Approval can be removed from future events. // Salida: Las ventas deben finalizar a las 2 p.m. Los vehículos que no participan en la venta pueden regresar al paseo después de las 2:30 p.m. o cuando el Gerente del Evento dé el visto bueno de que el Paseo esté despejado de la mayoría de los asistentes. El Gerente del Evento informará a los vehículos cuando sea seguro entrar al paseo. Respete a los asistentes que terminan su almuerzo y no espere abandonar el sitio antes de las 2:30 pm. Esto se aplica a todos los vendedores todas las semanas. No planee abandonar el sitio antes de las 2:30 pm. Los vendedores que se retiren sin la aprobación del Gerente del Evento pueden ser excluidos de eventos futuros.
• Gift Certificates – To promote attendance at the event by large companies, we sell EATS Gift Certificates with a $20 value. Often, we sell between 50-100 of these Certificates at a time, which means more guaranteed attendance at the event. All trucks are required to accept the Gift Certificates and will be reimbursed by the Conservancy at a rate of $18/Certificate. Patrons are not given change for each certificate used, so if their purchase total is, for example, only $16, the vendor is still reimbursed $18. Anything above the $20 value must be paid for by the patron. Trucks are required to turn in their Certificates at the end of each day to EATS staff, and the Conservancy will reimburse trucks within two weeks of the end of each season. If this reimbursement schedule creates a financial barrier, please reach out to Eric Raya Steinbeiss (ers@civiccenterconservancy.org).
• EATS for ALL Vouchers – To promote access to all Denverites at this event, we run a food access program called EATS for ALL through distribution partners that serve low-income and no-income community members. These folks are given an EATS for ALL Voucher that will look similar to the Gift Certificates but will be a different color and have a value of $15. All trucks are required to accept the Vouchers and will be reimbursed by the Conservancy at the full rate of $15/Certificate. Patrons are not given change for each certificate used, so if their purchase total is, for example, only $10, the vendor is still reimbursed $15. Anything above the $15 value must be paid for by the patron. Trucks are required to turn in their Vouchers at the end of each day to EATS staff, and the Conservancy will reimburse trucks within two weeks of the end of each season. If this reimbursement schedule creates a financial barrier, please reach out to Eric Raya Steinbeiss (ers@civiccenterconservancy.org).
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• Event Day Sales Report: All Vendors will be required to submit all daily sales reports at the end of the season. These will be due one week (7 days) after the end of the prior season. Reported sales performance is one of the criteria by which we evaluate vendor applications for next year. // Informe de Ventas del Día del Evento: Todos los vendedores deberán presentar informes diarios de ventas al final de la temporada. Estos deberán entregarse una semana (7 días) después del final de la temporada anterior. El rendimiento de las ventas informado es uno de los criterios por los cuales evaluamos las solicitudes de vendedores para el próximo año.
• Event Weather Policy: Weather in Colorado is unpredictable, and safety is of highest importance to CCC. EATS will occur rain or shine, but if conditions become dangerous, we will end the event early. Please don’t worry. We’ll make every effort to communicate any changes quickly. If you have concerns or questions about day-of weather adjustments, please reach out to the Event Manager for confirmation. // Política de Clima del Evento: El clima en Colorado es impredecible y la seguridad es de la mayor importancia para CCC. EATS se llevará a cabo aunque llueva o haga sol, pero si las condiciones se vuelven peligrosas, terminaremos el evento temprano. Por favor, no se preocupe. Haremos todo lo posible para comunicar cualquier cambio rápidamente. Si tiene preocupaciones o preguntas sobre ajustes climáticos en el día del evento, comuníquese con el Gerente del Evento para confirmación.
• Space Clean Up:  Vendors must clean around their assigned area for the day and remove all waste and trash before leaving EATS.  Vendors must clean/sweep their area at the end of the day.  Please have a separate container for any food trimmings.  No grease, cooking oils, or leftover food can be dumped in the event/park trash cans – carry these items out with you.  On-site trash receptacles are for patron use only. // Limpieza del Espacio: Los vendedores deben limpiar alrededor de su área asignada durante el día y retirar todos los desechos y basura antes de abandonar EATS. Los vendedores deben limpiar/barrer su área al final del día. Por favor, tenga un contenedor separado para cualquier recorte de alimentos. No se pueden arrojar grasas, aceites de cocina o alimentos sobrantes en los botes de basura del evento/parque; lleve estos elementos consigo. Los recipientes de basura en el evento son solo para uso de los atenientes. 
• Protective ground coverings: Vendors MUST have a protective barrier or receptacle under working areas to catch grease/oil spills. A $100 fine must be paid before your next appearance at EATS if there is any trash left onsite. // Cubiertas Protectoras en el Suelo: Los vendedores DEBEN tener una barrera protectora o receptáculo protector debajo de las áreas de trabajo para atrapar derrames de grasa/aceite. Se debe pagar una multa de $100 antes de su próxima aparición en EATS si queda basura en el lugar.
• Generators:  Generators must be placed between the truck and the grass. Generator exhaust must be facing away from grass and patron eating area.  Generators should not operate at a sound level above 55 decibels.  We cannot provide electricity for vendors with non-compliant or non-operable generators. Generators with less than a 5kWh capacity do not need a Denver Fire Department (DFD) permit. Generators at or above the 5kWh capacity will require a TEMPORARY GENERATOR permit issued through the DFD Flammables group. // Generadores: Los generadores deben colocarse entre el camión y el césped. El escape del generador debe estar orientado lejos del césped y del área donde comen los asistentes. Los generadores no deben funcionar a un nivel de sonido superior a 55 decibelios. No podemos proporcionar electricidad a los vendedores con generadores que no cumplan con las normativas o que no funcionen. Los generadores con una capacidad de menos de 5 kWh no necesitan un permiso del Departamento de Bomberos de Denver (DFD). Los generadores con una capacidad de 5 kWh o más requerirán un permiso “TEMPORARY GENERATOR permit” emitido por el grupo de productos inflamables del DFD. 
• Glass Containers: Per Denver Parks and Recreation rules and regulations, glass containers are not allowed. Please sell beverages in cans or cups. If you sell a glass-bottled item (likely soda or another drink), you must pour it into a plastic cup before serving it to the customer at Civic Center EATS. // Recipientes y vasos de Vidrio: Las reglas y regulaciones de Parques y Recreación de Denver no permiten recipientes de vidrio. Por favor, venda bebidas en latas o vasos no de vidrio. Si vende un artículo embotellado de vidrio (probablemente soda u otra bebida), debe pasarlo a un vaso de plástico antes de servirlo al cliente en Civic Center EATS. 
• Playing Music: Music provided by Youth on Record will be played, or local musicians may be hired to perform at EATS. If you play music inside your truck, we ask that you refrain from competing with the weekly musicians or the other trucks. If your music is audible to the public during event hours (11:00 a.m. to 2:00 p.m.), you will be asked to turn down the volume. // Reproducción de Música: Se reproducirá música proporcionada por Youth on Record o se contratarán músicos locales para actuar en EATS. Si reproduce música dentro de su camión, le pedimos que evite competir con los músicos semanales u otros camiones. Si su música es audible para el público durante las horas del evento (de 11:00 a.m. a 2:00 p.m.), se le pedirá que baje el volumen.
• Social Media: Vendors are encouraged to use the social media channels under their control to promote their presence at the event and the event as a whole at least once per week. Vendor acknowledges and understands that Civic Center EATS provides space and general publicity only about the event, and makes no promises or representations concerning expected sales or profits. // Redes Sociales: Se alienta a los vendedores a utilizar los canales de redes sociales bajo su control para promocionar su presencia en el evento y el evento en sí al menos una vez por semana. El vendedor reconoce y comprende que Civic Center EATS proporciona espacio y publicidad general solo sobre el evento, y no hace promesas o representaciones sobre ventas o beneficios esperados.
• Sponsors: Sponsors of the Civic Center Conservancy help to underwrite the cost of the production and marketing of Civic Center EATS, and we are contractually obligated to honor our sponsor agreements.  If a vendor plans to participate in any marketing, promotion, and/or other activity with a sponsor or corporate/nonprofit partner, you must get approval in writing from Conservancy staff at least 14 days before the activity for us to ensure the activity is not in conflict with one of our existing sponsor agreements. The vendor or sponsor may be required to pay an additional fee depending on the activity.  Sponsor activation may include, but is not limited to, truck wraps, signage, food giveaways, and other marketing activities. // Patrocinadores: Los patrocinadores de la Civic Center Conservancy ayudan a financiar los costos de producción y marketing de Civic Center EATS, y estamos obligados contractualmente a cumplir con nuestros acuerdos de patrocinio. Si un vendedor planea participar en cualquier actividad de marketing, promoción y/o colaboración con un patrocinador o socio corporativo/no lucrativo, debe obtener la aprobación por escrito del personal de la Conservancy al menos 14 días antes de la actividad para asegurarnos de que la actividad no esté en conflicto con uno de nuestros acuerdos de patrocinio existentes. Es posible que se requiera que el vendedor o el patrocinador paguen una tarifa adicional según la actividad. La activación del patrocinador puede incluir, entre otras cosas, envolturas de camiones, letreros, regalos de alimentos y otras actividades de marketing.

Vendors selected to be part of Civic Center EATS in 2024 must submit the following documents as part of their acceptance process. You are not being asked to submit them now. 

Los vendedores seleccionados para formar parte de Civic Center EATS en 2024 deben presentar los siguientes documentos como parte de su proceso de aceptación. No se les está solicitando que los envíen en este momento. 

• A copy of your States Sales Tax License // Una copia de su Licencia de Impuesto sobre Ventas del Estado 
• A copy of your Denver Sales Tax License // Una copia de su Licencia de Impuesto sobre Ventas de Denver 
• A Copy of your Business Professional License from the City & County of Denver (if applicable) // Una copia de su Licencia Profesional Comercial de la Ciudad y Condado de Denver (si corresponde)
• A certificate of insurance including the following language in the additional remarks- CCC, its officers, directors, employees, and volunteers and the City and County of Denver, its elected and appointed officials, employees, and volunteers as additional insureds. Your insurance provider should be able to provide this for you. // Un certificado de seguro que incluya el siguiente lenguaje en las observaciones adicionales:“CCC, its officers, directors, employees, and volunteers and the City and County of Denver, its elected and appointed officials, employees, and volunteers as additional insureds”. Su proveedor de seguros debería poder proporcionarle esto. 
• Three high-quality photos of your products- we will use these to promote you during the season // Tres fotos de alta calidad de sus productos: las usaremos para promocionarlo durante la temporada.